In het digitale tijdperk van kunstmatige intelligentie is de elektronische factuur een essentieel hulpmiddel geworden om administratieve processen te optimaliseren, de efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen voor bedrijven. In Spanje wordt dit systeem geleidelijk geïmplementeerd, en met de Wet 18/2022 op de oprichting en groei van bedrijven, bekend als de Crea y Crece Wet, wordt de verplichting voor de meeste zelfstandigen en kleine bedrijven vastgesteld vanaf 2025.
Volgens artikel 12 van deze wet moeten “alle bedrijven en zelfstandigen elektronische facturen uitgeven en verzenden in hun zakelijke relaties met andere bedrijven en zelfstandigen”. Dit zal vooral van invloed zijn op zelfstandigen en kleine bedrijven die minder dan 8 miljoen euro factureren, die zich binnen iets meer dan een jaar moeten aanpassen aan deze nieuwe regelgeving.
Nieuwe Eisen voor de Elektronische Factuur
Met deze nieuwe regelgeving zullen er aanzienlijke veranderingen worden doorgevoerd in de elektronische facturering, zoals de verplichte opname van aanvullende informatie zoals de status van incasso of betaling van facturen, een geassocieerde QR-code en referenties voor verificatie op het elektronische platform van het belastingkantoor. Daarnaast is de Belastingdienst van plan om een online hulpmiddel beschikbaar te stellen waarmee bedrijven en zelfstandigen hun facturen met deze nieuwe kenmerken kunnen genereren.
Desalniettemin zijn er nog steeds aanzienlijke uitdagingen bij de digitale adoptie in het MKB. 47% van de Spaanse MKB’s meldt een laag of minimaal niveau van digitale adoptie. Desondanks verwacht 45% van deze bedrijven een hoge of zeer hoge investering in technologie te doen, waarbij ze het kritieke belang voor het behouden van competitiviteit erkennen.
Uitdagingen en Kansen in de Digitalisering
Volgens de Club de la Pyme, het eerste 360º wereldwijde dienstenbedrijf voor bedrijven en professionals, brengt de digitalisering, hoewel voordelig, significante uitdagingen met zich mee, zoals weerstand tegen verandering, initiële investeringen in technologie en personeelstraining. Als reactie op deze behoeften heeft de Club de la Pyme een integrale oplossing gelanceerd die zowel fiscaal als boekhoudkundig advies omvat, evenals software voor elektronische facturatie, waardoor het voldoen aan de nieuwe regelgeving wordt vergemakkelijkt en de voordelen van digitalisering worden benut om zakelijk beheer te verbeteren.
“Naarmate bedrijven de wettelijke en technologische obstakels overwinnen, wegen de voordelen op de lange termijn ruimschoots op tegen de kosten en de initiële moeilijkheden. Deze verandering vereenvoudigt niet alleen de administratieve processen, maar verbetert ook de nauwkeurigheid, snelheid en toegankelijkheid van financiële informatie. Naarmate bedrijven geavanceerde technologieën adopteren, is financieel beheer efficiënter en strategischer geworden”, zegt Casimiro García, CEO van Club de la Pyme.
AI en Cybersecurity: Prioriteiten bij Digitalisering
Het digitaliseringsproces van Spaanse MKB’s is niet nieuw. In 2022, voordat de Crea y Crece Wet in werking trad, genereerden kleine bedrijven al het hoogste volume aan elektronische facturen in Spanje, wat neerkomt op 36,17% van het totaal, gevolgd door middelgrote bedrijven met 27,48%. Hoewel kunstmatige intelligentie (AI) plotseling is gearriveerd, beschouwt 65% van het MKB het gebruik van AI-tools nu al als een sleuteloptie voor modernisering.
In een zakelijke omgeving die steeds meer gericht is op veiligheid en naleving van regelgeving, migreren MKB’s hun professionele omgevingen naar de cloud. 47% legt de nadruk op de opslag, het beheer en de back-up van documenten en gegevens in de cloud, waarbij de voorkeur uitgaat naar leveranciers met ervaring in cybersecurity en het onderhoud van kritische infrastructuren.
“De komst van AI en de verplichting van elektronische facturering betekenen een voor en na in termen van procesautomatisering, verbeterde gegevensnauwkeurigheid, verbeterde beveiliging en toegankelijkheid op afstand. Dit zijn slechts enkele van de voordelen die door deze digitale revolutie worden gestimuleerd, maar naarmate bedrijven technologie omarmen, bereiden ze zich voor op een toekomst waarin financieel beheer nauwer wordt geïntegreerd met de dagelijkse bedrijfsvoering, waardoor een solide basis ontstaat voor groei en succes op de lange termijn”, concludeert Casimiro García.
De digitale transformatie van het MKB in Spanje is een onvermijdelijke en noodzakelijke realiteit om competitief te blijven in een steeds veeleisender markt. Bedrijven die deze nieuwe technologieën adopteren, zullen niet alleen voldoen aan de huidige regelgeving, maar zullen ook beter voorbereid zijn op de uitdagingen van de toekomst.
Bron: Ecommerce news
